HOME>Utility>スマホでも確認出来る!チャットアプリで業務を効率化しよう

チャットアプリで円滑なやり取りを

共同で行う業務をより効率化したいと考える方もいらっしゃるでしょう。それならば、スマホでも利用出来るチャットアプリを利用してみるのはどうでしょうか。個人チャットやグループチャットでタスクなどを共有することで、より効率が上がりますよ。実際に業務効率が上がったと答える方も多いですが、なぜでしょうか。理由を見てみましょう。

なぜチャットアプリで効率があがったのか?答えをランキングで確認

no.1

ファイルなどがすぐに共有出来る

1位が、すぐにファイルなどを利用出来るという意見。スピーディーに共有事項を伝えられる事で、作業スピードも上がったと答えた方が多かったです。

no.2

外でも確認することが出来る

2位が、外でも確認することが可能だというところです。スマホにも対応しているので、自分がオフィスなどから離れた場合でもすぐに共有事項などを追えるため、その後の業務のスピードアップに繋がったと考える方も多かったです。

no.3

会話のようにやり取り出来る

最後が、会話のようにやり取り出来るという意見です。メールなどと違い、すぐに確認出来る事で早い業務に繋がると答えた方が、1位や2位には及びませんが、多かったです。

メッセージが即送れる利点

チャット

社内のコミュニケーションを活性化するのはどの業種の会社でもテーマになります。外回りやリモートでの業務が多く、オフィスに人がいない会社では顕著に課題になる点です。そんな課題の解決手段としてチャットアプリがよく利用されます。パソコンで利用可能なものも多いですが情報共有のスピードや利便性を考えるとスマホで利用できるものが人気です。何か質問したいことができたとき、メールは誰に尋ねるか調べる必要があります。情報が古く、担当部署が変わっていたりするとたらいまわしに会うこともあります。チャットアプリであれば、そのグループ内にいる人すべてが同じ投稿を確認しています。担当者本人が返信してくれる可能性も高くなる上に、誰に尋ねると早いかの情報も知っている人からすぐに得ることができます。

社内での運用ルール

チャットアプリはグループやチャネルと呼ばれる単位でメッセージを送ることができます。単位の作成方法は自由なので社内ルールである程度決めておくと運用に困りません。また異なるグループに投稿すべきであることを誰かがアドバイスし、適切なグループへつなぐことができれば返信のないメールが埋もれるような事象は発生しません。スマホで誰もがメッセージを見ていればすぐに返信がもらえる確率も上がります。

ユーザー管理の方法

新しく社員が入ったらアカウントを発行するルールにしておくと漏れがありません。参加した社員と同じ業務に携わる人たちが随時招待する形をとると、業務に必要なところから参加していけます。担当業務が変わる際や、退職する際などは忘れずにメンバーから外しましょう。メッセージは業務に直結するものばかりです。チャットアプリの利点としてスマホで気軽にアクセスできる分、不要になった際は速やかに削除できる体制を作ります。

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